FAQ

Unser Hinweisgebersystem steht jedem offen, nicht nur den Beschäftigten der Ensinger-Gruppe.

Sie können tatsächliche oder vermutete Verstöße gegen Gesetze und Vorschriften, unsere Verhaltens- und Handlungsgrundsätze sowie jegliche unserer Richtlinien melden, solange Sie dies in gutem Glauben tun.

 
Von wem werden die Meldungen entgegengenommen und bearbeitet? Wie sieht das Verfahren zur Untersuchung von Meldungen aus?
Meldungen werden von der von uns beauftragten Schindhelm Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, Osnabrück („Schindhelm“), unter Beachtung aller erforderlichen Verfahrensgrundsätze (insbesondere Vertraulichkeit und Schutz des Hinweisgebers) bearbeitet. Schindhelm führt zunächst eigenständig eine Plausibilisierung der gemeldeten Hinweise durch (abhängig von den gemeldeten Umständen und unter der Voraussetzung, dass die Meldung ausreichende Informationen enthält). Bei Bedarf kann Schindhelm die Unterstützung von Unternehmensabteilungen, wie zum Beispiel der Rechts-/Compliance-Abteilung oder der Personalabteilung, bzw. weiterer externer Berater anfordern.

Wie gebe ich eine Meldung ab?
Um eine Meldung abzugeben, klicken Sie zunächst den Button „neuen Hinweis abgeben“ oben auf der Einführungsseite unserer Online-Plattform an.

Wählen Sie den Schwerpunkt Ihrer Meldung (z.B. Korruption, Betrug, wettbewerbswidrige Praktiken etc.) oder „Allgemeiner Hinweis“ aus.

Schildern Sie das Anliegen Ihrer Meldung und beantworten Sie einige Fragen, um Schindhelm eine zielgerichtete Untersuchung des Falls zu ermöglichen. Sie können auch Dokumente hochladen sowie eine Sprachnachricht abgeben.

Geben Sie dann die Meldung ab. Sie erhalten im Anschluss eine Bestätigung der Abgabe Ihrer Meldung.

Wählen Sie ein Kennwort, um die Einrichtung Ihres geschützten Postkastens zu bestätigen. Über Ihren Postkasten können Sie Informationen zum Fortgang der Meldung erhalten und mit dem Bearbeiter Ihrer Meldung kommunizieren. Hierzu müssen Sie Ihre Identität nicht preisgeben, sofern Sie dies nicht wollen.

Kann ich eine Meldung anonym abschicken?
Ja, das ist möglich. Auch wenn wir Sie ermutigen, Ihren Namen anzugeben, um die Bearbeitung des Falls zu erleichtern, ist eine solche Angabe vollständig freiwillig. Während der Kommunikation über Ihren geschützten Postkasten können Sie auf Wunsch anonym bleiben. Während des gesamten Meldeverfahrens werden Sie zu keinem Zeitpunkt gebeten, Ihren Namen oder Ihre E-Mail-Adresse anzugeben.

Wie rufe ich meinen Postkasten auf?
Nach der Abgabe der Meldung erhalten Sie einen Link mit dem Zugang zu einem geschützten Postkasten sowie ein Kennwort.

Merken Sie sich diese Daten für den Zugang zu Ihrem geschützten Postkasten. Ihre Login-Daten sind nur Ihnen bekannt. Bei der Bestätigung der Einrichtung Ihres Postkastens werden Sie nicht um die Angabe Ihres Namens oder Ihrer E-Mail-Adresse gebeten. Daher können Sie Ihr Kennwort nicht zurücksetzen, wenn Sie es verlieren! Sofern Sie Ihre Login-Daten verlieren, geben Sie bitte erneut eine Meldung ab, um einen neuen Postkasten einzurichten. Wenn möglich, geben Sie bitte das Datum Ihrer ursprünglichen Meldung an. Da es sich um einen neuen Postkasten handelt, wird Ihnen der Inhalt Ihrer ursprünglichen Meldung nicht angezeigt.

Sie können Ihren Postkasten jederzeit einsehen, indem Sie diesen mittels Link und Passwort aufrufen.

Auf welchem Weg erhalte ich eine Rückmeldung zu meiner Meldung?
Rückmeldungen zu Ihrer Meldung erhalten Sie über Ihren geschützten Postkasten. Dieser Postkasten ermöglicht Ihnen eine sichere und vertrauliche Kommunikation mit dem Bearbeiter Ihrer Meldung. Gegebenenfalls wird man Sie um weitere Informationen bitten bzw. Sie über den Fortgang der Untersuchung auf dem Laufenden halten. Darüber hinaus werden Ihnen die abschließenden Ergebnisse mitgeteilt.

All das ist möglich, ohne dass Sie jemals Ihre Identität angeben müssen. Der Bearbeiter Ihrer Meldung erhält nur die Informationen, die Sie mitteilen wollen.

Abhängig von den gemeldeten Umständen und unter der Voraussetzung, dass die Meldung ausreichende Informationen enthält, wird Schindhelm die Meldung bearbeiten und mit den maßgeblichen Personen im Unternehmen in Kontakt treten, um die Stichhaltigkeit und Dringlichkeit der Situation zu beurteilen.


Habe ich auch die Möglichkeit, meinen Hinweis bei einer anderen Stelle zu melden?

Ja, Sie können Ihre Meldung auch bei der externen Meldestelle des Bundes abgeben (https://bfj-hinweisgeberstelle.dataport.de/#/). Allerdings ermutigen wir Sie, die Hinweise über diese interne Meldestelle abzugeben, um eine möglichst effiziente und schnelle Bearbeitung Ihres Hinweises zu ermöglichen.